Remplacer Excel par une application : quand le faire ?

Remplacer Excel par une application métier mérite d’être étudié quand votre équipe passe trop de temps à vérifier le fichier ou à réparer des erreurs qui reviennent. Le nombre d’onglets donne peu d’indications à lui seul. La décision dépend surtout de ce qui se passe quand une donnée manque ou qu’une personne modifie la mauvaise ligne.

Un fichier peut contenir beaucoup de lignes et rester agréable à utiliser. Un autre peut tenir sur une seule feuille et demander un appel au collègue qui sait pourquoi certaines cellules sont orange. Avant de lancer un développement, il faut comprendre ce que l’équipe fait réellement avec ce fichier.

Suivez un dossier du début à la fin

Choisissez une opération récente, par exemple une commande client, puis refaites son parcours avec la personne qui s’en est occupée. Repérez l’endroit où l’information arrive et celui où elle est recopiée. Demandez ce qui se passe si le client change d’avis après la validation.

La réponse donne souvent plus d’informations que le classeur lui-même. Une couleur peut signaler une commande prête à partir, sauf quand une remarque dans un autre onglet demande d’attendre. Si ce fonctionnement compte pour l’activité, il faudra le décrire avant de pouvoir le confier à une application.

Pendant une semaine, vous pouvez noter les interruptions liées au fichier. Gardez la raison de chaque incident et le temps nécessaire pour le résoudre. Une formule effacée appelle une correction différente d’un export qu’il faut refaire tous les matins.

Vérifiez ce qu’Excel permet déjà de régler

Travailler à plusieurs n’impose pas, à lui seul, de quitter Excel. Microsoft propose la coédition avec des versions compatibles et un classeur stocké dans OneDrive ou SharePoint Online. Les prérequis sont détaillés dans sa documentation sur la coédition. Un problème de pièces jointes qui circulent peut parfois se résoudre en organisant mieux le partage.

Protéger les cellules de calcul peut également éviter des modifications accidentelles. Il faut toutefois distinguer ce réglage des droits d’accès aux données : Microsoft précise que la protection d’une feuille ne constitue pas une fonctionnalité de sécurité. Si un utilisateur ne doit pas pouvoir consulter certaines informations, masquer un onglet ne répond pas à ce besoin.

Examinez enfin les connexions possibles avec les logiciels déjà utilisés. Si le travail consiste surtout à recopier un export, une importation organisée peut suffire. Notre article sur le choix d’un outil d’automatisation détaille les cas où n8n ou un traitement sur mesure peuvent intervenir.

Les besoins qui justifient d’étudier une application

Une application devient intéressante quand chaque utilisateur doit disposer d’un parcours précis, avec des actions autorisées selon son rôle. Prenons une demande d’achat : un salarié la prépare, puis son responsable l’approuve avant qu’elle soit transmise. Le système doit vérifier ces étapes et conserver leur historique, y compris si quelqu’un revient modifier la demande.

Le besoin peut aussi venir du terrain. Si une personne doit chercher une ligne dans un grand tableau depuis son téléphone pour signaler une intervention terminée, un écran centré sur cette action mérite d’être étudié.

Avant de décider, formulez le besoin à partir de ce qui vous gêne :

• Si des copies différentes circulent par mail, commencez par centraliser le fichier et examiner la coédition.
• Si une information passe chaque jour d’un logiciel au tableur, regardez comment automatiser cet échange en désignant la source à conserver.
• Si certaines actions doivent être réservées à des rôles précis, comparez les autorisations possibles dans un logiciel existant et dans une application à construire.
• Si les dossiers suivent des règles difficiles à contrôler dans le classeur, décrivez ces règles et testez un parcours qui les applique.

Une application ne rend pas ces opérations fiables par sa seule existence. Il faut construire les contrôles et essayer les cas où les choses se passent mal. Une erreur dans un écran sur mesure peut avoir les mêmes conséquences qu’une erreur de cellule.

Chez FC Artifices, nous avons gardé Google Sheets

Ce projet concernait un autre tableur, mais la décision était très proche. FC Artifices gérait plus de 400 références dans Google Sheets. À l’approche de la saison estivale, la personne chargée des spectacles consacrait trop de temps à reporter les informations des plans de tir.

Nous avons conservé le classeur connu de l’équipe. Les traitements développés autour rapprochent les produits des références du stock et préparent les mouvements. L’utilisateur valide les correspondances incertaines. La présentation du projet FC Artifices montre aussi l’outil cartographique construit pour les plans de feu.

Ce choix répondait à une contrainte précise : livrer en quatre semaines avant la saison. Changer le tableur aurait demandé une adaptation supplémentaire au moment où l’équipe avait besoin de se concentrer sur les spectacles. Le récit complet du projet explique comment nous avons traité les noms de produits qui variaient d’un document à l’autre.

Préparez la reprise des données avant de dessiner les écrans

Si une application est justifiée, commencez par désigner le fichier qui fait référence. Conservez-en une copie datée et repérez les informations qu’il faut vraiment reprendre. Un historique ancien peut rester consultable en archive sans encombrer les écrans utilisés tous les jours.

Définissez ensuite comment reconnaître un même dossier. Un nom de client ne suffit pas toujours : il peut être abrégé dans un onglet et écrit en entier dans un autre. Les doublons doivent être examinés avec l’équipe qui connaît les données. Les supprimer automatiquement sur la seule ressemblance des noms risque d’effacer des dossiers distincts.

Testez la reprise sur un échantillon et comparez les résultats aux fichiers de départ. Prévoyez comment traiter les nouvelles saisies faites pendant la transition. Tant que l’ancien fichier et l’application restent accessibles, chacun doit savoir où enregistrer une modification.

La première version peut se limiter à une opération complète, comme le suivi d’une demande jusqu’à sa validation. Notre article sur le périmètre d’un MVP en quatre semaines développe cette manière de choisir le premier morceau à livrer.

Comparez le coût du projet au travail qu’il enlève

Reprenez les observations de votre semaine de suivi. Estimez ce que l’équipe continuerait à vérifier avec la nouvelle solution, puis examinez les frais de fonctionnement. Le devis de développement ne couvre pas nécessairement l’hébergement ou les évolutions futures.

Demandez aussi comment vous pourrez récupérer les données et qui interviendra si un logiciel connecté change son format d’export. Ces réponses font partie du choix de l’outil.

Si l’essentiel du temps se perd dans les échanges entre logiciels, nos prestations d’automatisation donnent un aperçu de ce qu’on peut connecter. Pour un parcours qui demande ses propres écrans, vous trouverez aussi nos offres de développement sur mesure. Apportez le relevé de vos incidents au premier échange : il aidera à chiffrer le travail que vous souhaitez retirer à l’équipe.