FC Artifices : automatiser 400 références sans changer d'outil

En juin 2026, FC Artifices préparait sa saison la plus chargée. L’entreprise compte cinq personnes. Celle qui conçoit les spectacles devait aussi passer une partie de ses journées à reporter des mouvements de stock dans Google Sheets.

Le problème ne venait pas d’un manque de logiciel. Le tableau existait déjà et l’équipe savait s’en servir. La perte de temps venait de tout ce qu’il fallait saisir autour : les produits d’un plan de tir, les bons de transport, les tableaux réglementaires et l’archivage.

Nous avions quatre semaines avant le début de la période estivale pour retirer cette charge sans perturber l’équipe.

Plus de 400 références réparties dans plusieurs onglets

Le stock était suivi à la main dans un classeur Google Sheets. Plusieurs onglets contenaient des informations proches, mais pas toujours écrites de la même manière. Un même produit pouvait avoir plusieurs noms tout en partageant la même référence. Certaines fiches n’indiquaient pas le poids.

Les documents entrants n’étaient pas plus uniformes. L’équipe manipulait des PDF, des fichiers Excel et des images selon les fournisseurs et le type de plan. Pendant les semaines calmes, ces écarts étaient absorbables. Pendant le rush estival, chaque vérification ralentissait la préparation des spectacles.

Le besoin est apparu pendant un audit gratuit réalisé dans les locaux de FC Artifices. La demande était simple : rendre du temps à la personne chargée de concevoir les feux en supprimant les tâches de faible valeur.

Garder Google Sheets était une contrainte utile

Remplacer le classeur par une nouvelle application complète aurait été tentant. En juin, c’était aussi le meilleur moyen de compliquer le début de saison.

L’équipe connaissait Google Sheets, ses onglets et ses habitudes de contrôle. Nous avons donc conservé cette interface et construit les traitements autour. Le projet, mené à deux pendant quatre semaines, s’est concentré sur les opérations qui provoquaient le plus de ressaisie.

Ce qui se passe lorsqu’un plan de tir est déposé

Le parcours principal commence par le dépôt du plan de tir. Un programme Python déstructure le document, identifie les lignes utiles et rapproche chaque produit des références connues dans le stock.

Quand la correspondance est certaine, l’outil prépare directement le mouvement. S’il détecte une ambiguïté, il ne choisit pas à la place de l’utilisateur. Il affiche le produit concerné et demande une validation. Le stock n’est mis à jour qu’après ces contrôles.

Une fois le plan validé, le système peut produire les documents associés et conserver une trace de chaque action. La saisie produit par produit a disparu. Le travail restant consiste à vérifier les propositions lorsque le programme rencontre un cas douteux.

Six fonctions construites autour des mêmes données

Le projet couvre aujourd’hui six usages :

1. Un plan de tir validé met à jour les quantités en stock.
2. Une notification prévient l’équipe lorsqu’un produit nécessaire manque.
3. Un outil cartographique permet de dessiner les plans de feu et d’exporter un PDF annoté.
4. Le plan de tir génère le bon de transport prêt à imprimer.
5. Les données sont exportées dans le tableau Excel demandé pour les démarches réglementaires en préfecture.
6. Chaque plan de tir est archivé pour assurer sa traçabilité.

Toutes ces fonctions ne cherchent pas à supprimer l’intervention humaine. Le plan de feu en est le meilleur exemple. Le responsable dessine lui-même les zones d’explosion et de sécurité sur la carte, place ses annotations, puis génère un document propre. L’outil évite la mise en page répétitive, mais la conception reste entre les mains de la personne qui prépare le spectacle.

Le cas difficile : une référence, plusieurs noms

Le rapprochement des produits a demandé plus de travail que l’interface. Certains articles partageaient une référence tout en étant nommés différemment dans les documents. D’autres n’avaient pas de poids renseigné. Une règle trop stricte aurait bloqué de nombreux plans. Une règle trop permissive aurait pu modifier le mauvais produit.

Nous avons ajouté un système de correction pendant l’utilisation. Lorsqu’un cas ambigu apparaît, l’utilisateur choisit la bonne correspondance ou complète l’information manquante. La base est corrigée immédiatement. Le prochain document qui contient cette variante profite de la correction.

Ce mécanisme n’utilise pas de modèle d’intelligence artificielle. Il conserve simplement les décisions validées par l’équipe dans une base de correspondances. Le comportement reste lisible et contrôlable.

Pourquoi nous n’avons utilisé ni OCR ni IA générative

Le mot « automatisation » est souvent associé à l’IA, même lorsqu’elle n’apporte rien au problème. Pour FC Artifices, nous devions surtout appliquer des règles métier à des références de stock et produire des documents précis.

Des algorithmes Python déterministes étaient plus adaptés. Nous pouvons expliquer pourquoi une ligne a été associée à un produit, tracer la modification et demander une confirmation si les données ne suffisent pas. Cette prévisibilité compte davantage qu’une reconnaissance plus souple mais difficile à contrôler.

Chaque action sensible passe donc par plusieurs vérifications. Les modifications et les validations restent visibles dans l’historique. L’équipe sait toujours pourquoi le stock a changé.

Ce que nous pouvons affirmer après quatre semaines

Le système est déployé pour la saison estivale 2026. Nous n’avons pas encore une saison complète de recul, donc nous ne publierons pas un nombre d’heures économisées ou un pourcentage de baisse des erreurs sans données pour le défendre.

Deux résultats sont déjà vérifiables. Plus de 400 références sont gérées dans le système et les plans de tir ne demandent plus de ressaisie manuelle. L’utilisateur valide les correspondances proposées, puis les mouvements de stock et les documents sont générés à partir de ces données.

Le retour téléphonique de FC Artifices est très positif. Nous préférons toutefois attendre la fin de la saison pour mesurer le volume de plans traités, les corrections nécessaires et le temps réellement récupéré.

Le premier objectif était plus immédiat : permettre à la personne qui conçoit les spectacles de passer moins de temps dans les onglets de stock pendant les semaines où chaque heure compte. C’est sur ce point que l’outil sera jugé à la fin de l’été.